1 Kirjoita hyvä otsikko. Pelkkä ”Kysymys” tai ”Kokous” ei paljon kerro, jos kalenterissa on monta kokousta. Sisällytä otsikkoon avainsanoja, jotta hakutoiminnot löytävät ne helposti.
2 Käytä käänteistä järjestystä eli yhteenveto ja johtopäätökset heti alkuun ja perustelut vasta niiden jälkeen. Jos pitkän viestin ensimmäiset virkkeet eivät ole kiinnostavia, viestin lukeminen loppuu siihen.
3 Tiivistä ja keskity asiaan. Viestien lukemiseen kuluu joka tapauksessa liikaa aikaa eikä pitkää sepustusta pysty lukemaan kännykästä.
4 Käytä liitteitä vain, jos niistä on lisäarvoa. On turhauttavaa ladata kommunikaattoriin iso liite, jossa on pelkkää tekstiä. Sama teksti olisi latautunut normaalina tekstinä nopeammin. Kaikkein hulluinta on printata dokumentti paperille, skannata se kuvatiedostoksi ja lähettää tiedosto sähköpostin liitteenä. Näin ihan oikeasti tehdään!
5 Muista, että ruudulta luettavan tekstin on oltava selkeämpää kuin paperilta luettavan. Älä kirjoita liian monipolvisia virkerakenteita tai ylipitkiä kappaleita. Käytä väliotsikoita, jos viesti on useamman ruudun pituinen.
päivitetty 26.8.2015 11:42
Kommentit
Lähetä kommentti